Ga naar hoofdinhoud

Automatisch antwoorden

Platforms: TikTok, Instagram, Threads · Plan: Pro en hoger

info

Automatisch antwoorden controleert de DM's en nieuwe reacties van je accounts met het interval dat je instelt, beantwoordt ze met je trefwoordregels, AI of een standaardantwoord, en geeft de berichten die het niet kan beantwoorden aan jou op het opvolgpaneel. Het gebeurt niet meteen: antwoorden gaan uit bij de volgende controle, hooguit elke 10 minuten.

Automatisch antwoorden staat niet onder Scripts. Het heeft een eigen pagina, Automatisch antwoorden in de linkerzijbalk, waar je configuraties instelt en gesprekken opvolgt. Het kan ook niet worden gestart via de Lokale API.

Voordat je begint​

  • Plan: Pro of hoger. Bij Starter toont de pagina een upgradescherm. Als je plan onder Pro zakt, stoppen je configuraties, maar blijven hun gesprekken op het opvolgpaneel staan, en starten de configuraties weer zodra je upgradet.
  • Apparaten en accounts: Verbind de telefoons en voeg hun accounts toe onder Accounts. Om elk account op een telefoon te beantwoorden, heeft elk account zijn gebruikersnaam en app-pakket nodig (klonen tellen als afzonderlijke pakketten).
  • App-taal: Automatisch antwoorden is gecontroleerd op de Engelse interface van TikTok, Instagram en Threads. Zet die apps op de telefoons op Engels.
  • AI (optioneel): AI-antwoorden gebruiken het model dat is ingesteld voor de AI-assistent. Trefwoordregels en de standaardzin werken ook zonder.

Snel aan de slag​

  1. Open Automatisch antwoorden in de linkerzijbalk. De eerste keer toont het de drie stappen en of je apparaten, accounts en AI-model klaar zijn.
  2. Kies een sjabloon, Webwinkel, Afspraken of Bedanken en welkom heten, of begin met een lege configuratie. Sjablonen vullen alleen regels en antwoordzinnen in; vervang de productgegevens door je eigen gegevens.
  3. Geef de configuratie in Basis een naam en kies de platforms.
  4. Kies in Bereik groepen (Per groep) of apparaten (Apparaten kiezen), en of je alleen Alleen het account dat is ingelogd beantwoordt of Elk account van het platform op het apparaat, om en om.
  5. Pas Antwoordregels aan en probeer klantberichten in de Regeltester rechts. Vanuit de tester wordt niets verzonden.
  6. Klik op Opslaan en inschakelen. Een nieuwe configuratie start als proefrun: ze stelt antwoorden op als concept en verstuurt niets.
  7. Klik na een ronde of twee op Concepten beoordelen op de configuratiekaart. Als de concepten goed zijn, klik op Op live zetten.

Zo wordt een bericht beantwoord​

Elk nieuw bericht doorloopt deze stappen in volgorde, en de eerste stap die van toepassing is, beslist:

  1. Geblokkeerde woorden: een bericht dat er een bevat, wordt niet beantwoord en gemarkeerd als genegeerd.
  2. Trefwoordregels: de eerste ingeschakelde regel die past, beslist. Gebruik de pijltjes om de volgorde te wijzigen.
  3. AI: als Met AI antwoorden aan staat, beantwoordt de AI wat de regels niet dekken.
  4. Standaardantwoord: wordt gebruikt wanneer niets hierboven van toepassing is. Staat het uit, dan wordt niets verzonden en wordt het bericht alleen op het opvolgpaneel vastgelegd.

Trefwoordregels​

Elke regel heeft:

  • Triggerwoorden, gescheiden door komma's. Bevat een triggerwoord past overal in het bericht; Is precies een triggerwoord past alleen op een bericht dat precies het triggerwoord is en verder niets (hoofdletters, spaties en leestekens eromheen worden genegeerd).
  • Of het geldt voor DM's, reacties of beide.
  • Een Actie: Antwoorden met een zin, De AI laten antwoorden, Overdragen aan jou of Negeren.
  • DM-antwoordzinnen en Antwoordzinnen voor reacties, één per regel; er wordt elke keer willekeurig één gekozen. Reacties zijn openbaar, dus houd reactiezinnen kort en zonder links.
  • De reageerder ook een DM sturen (met de DM-zinnen): na het antwoorden op een reactie stuurt het account de reageerder ook een DM, waardoor het gesprek naar een privéplek verhuist.

Zo passen triggers:

  • Hoofdletters worden bij het vergelijken genegeerd.
  • In talen die woorden met spaties scheiden, passen triggers op hele woorden. Een trigger van vier of meer letters past ook op langere woorden die ermee beginnen: ship past op "shipping", price op "prices". Kortere triggers moeten precies overeenkomen, dus PR past niet op "price".
  • In talen zonder spaties, zoals Chinees, Japans of Thai, past een trigger overal in het bericht.

In antwoordzinnen:

  • {username} is de gebruikersnaam van de klant en {sender_username} is die van jou.
  • {a|b|c} kiest willekeurig één optie.
  • ### begint een nieuwe regel.

AI-antwoorden​

Met Met AI antwoorden aan, beantwoordt het model alleen op basis van de Bedrijfsgegevens die je invult: wat je verkoopt, prijzen, waar het te koop is, verzending, retouren. Als die gegevens de vraag niet beantwoorden, of de klant wil bestellen, betalen of klagen, geeft het model het gesprek door in plaats van te gokken.

  • Toon en Taal (standaard de taal van de klant).
  • Langste DM (tekens) en Langste reactie (tekens).
  • Als het model faalt of een time-out geeft: overdragen aan jou, of de standaardzin sturen.
notitie

Berichten van klanten en je bedrijfsgegevens worden naar de modeldienst gestuurd die je hebt ingesteld. Testen met AI in de regeltester roept je model ook aan, wat een beetje kan kosten.

DM's en reacties​

Kanalen schakelt elk kanaal aan of uit.

DM's:

  • Eerst wordt de inbox gecontroleerd. Staat Berichtverzoeken afhandelen (DM's van vreemden) aan, dan komen daarna de berichtverzoeken aan de beurt (een verzoek wordt geaccepteerd voordat erop wordt geantwoord), en daarna de Spam-map van Instagram of de Hidden-map van Threads als Ook Spam / Hidden controleren aan staat.
  • Per account per ronde beantwoorden tot een ingesteld aantal gesprekken met nieuwe berichten (standaard 10).
  • De laatste berichten worden als context voor de AI gelezen (standaard 8).

Reacties:

  • Nieuwe reacties worden gevonden in de meldingen van het account.
  • Bij de eerste ronde alleen de bestaande reacties vastleggen (standaard aan), zodat het inschakelen van een configuratie geen maanden oude reacties beantwoordt.
  • Een reactie liken wanneer je erop antwoordt en Reacties met alleen emoji of met een link overslaan.
  • Per account per ronde reageren op maximaal een ingesteld aantal reacties (standaard 15).
  • Een reactie die al een antwoord heeft, van jou of van wie dan ook, wordt overgeslagen.

Overdragen en het opvolgpaneel​

Een gesprek wordt aan jou overgedragen wanneer:

  • De actie van een regel is Overdragen aan jou.
  • De AI niet kan antwoorden op basis van de bedrijfsgegevens (staat die optie uit, dan wordt in plaats daarvan de standaardzin gestuurd).
  • Een DM-klant blijft vragen na een ingesteld aantal automatische antwoorden in één DM-gesprek (standaard 3). Reacties worden niet meegeteld.
  • De klant een foto, spraakbericht of video stuurt.
  • Het account de dagelijkse antwoordlimiet heeft bereikt, of elke passende antwoordzin zijn limiet van 24 uur heeft bereikt.

Afhankelijk van de instellingen voor Overdragen stuurt automatisch antwoorden een Wachtbericht (bijvoorbeeld "Ik overleg even met het team en kom er snel op terug"), toont het een melding op het bureaublad, en stopt het met antwoorden in dat gesprek totdat je het als opgevolgd markeert. Het item Automatisch antwoorden in de zijbalk toont hoeveel gesprekken op jou wachten.

Op het tabblad Gesprekken (het opvolgpaneel):

  • Cijfers van vandaag: Vragen vandaag, Automatisch beantwoord, Overgedragen, Wacht op jou.
  • Filter op status (Wacht op jou, Automatisch beantwoorden, Concept, Mislukt, Opgevolgd, Genegeerd), kanaal, platform, account of configuratie, of zoek op namen en berichten.
  • Open een gesprek om alles te zien wat erin is gezegd, waarom het is overgedragen en op welk apparaat en account het staat. Je kunt een Notitie achterlaten, Scherm openen om de telefoon te bedienen, Markeren als opgevolgd, het gesprek Negeren, of Automatisch antwoorden hervatten.
  • Bij een DM: Zelf antwoorden onderaan: schrijf een antwoord, kies Antwoordzin invoegen of Concept maken met AI, en klik dan op Verzenden. Het antwoord gaat in de taakwachtrij van dat apparaat, vóór andere taken, en verschijnt in het gesprek zodra de telefoon het heeft verzonden.
  • Reacties worden op de telefoon beantwoord: gebruik Scherm openen, of Verder in DM's om privé verder te praten met de persoon.

Proefrun en live gaan​

  • Een proefrun leest gesprekken en legt de antwoorden die het zou sturen vast als concepten, zonder iets te verzenden. Het opent de gesprekken wel, dus klanten zien hun berichten als gelezen en de ongelezen-markeringen op de telefoon verdwijnen.
  • Concepten beoordelen op de configuratiekaart toont de concept-antwoorden op het opvolgpaneel.
  • Op live zetten schakelt de configuratie om naar het verzenden van echte antwoorden.
pas op

Wanneer een live configuratie wordt ingeschakeld, beantwoordt de eerste ronde ook de ongelezen DM's die al wachten, hoe oud ze ook zijn. Om eerst te zien wat die antwoorden zouden zijn, begin je met een proefrun.

Planning en veiligheidslimieten​

Planning:

  • Controleren elke 10, 15, 20, 30 of 60 minuten (standaard 20). Korter betekent snellere antwoorden, maar meer van de tijd van het apparaat.
  • Werktijden en Dagen, of Hele dag. Tijdvakken waarvan het einde vóór het begin ligt, lopen door tot na middernacht.
  • Wanneer het apparaat een andere taak uitvoert: Als volgende na afloop (aanbevolen; onderbreekt nooit een lopende taak), Wachten in de rij met andere taken, of Deze ronde overslaan.
  • Wachten tussen antwoorden: een willekeurige wachttijd tussen twee antwoorden op hetzelfde apparaat (standaard 20–60 seconden).

Veiligheidslimieten:

  • Elk account stuurt maximaal een ingesteld aantal automatische antwoorden per dag (standaard 80).
  • Eén antwoordzin gebruiken maximaal een ingesteld aantal keer in 24 uur, en kies dan een andere (standaard 20).
  • Na een ingesteld aantal mislukte rondes achter elkaar, het apparaat pauzeren en mij laten weten (standaard 3).

Platforms reageren het sterkst op veel identieke tekst in korte tijd. Meer antwoordzinnen of de AI zijn veiliger dan hogere limieten.

Configuraties beheren​

  • Op het tabblad Configuraties toont elke kaart de platforms, het bereik, de kanalen, de antwoordstappen en de planning van de configuratie, met de cijfers van vandaag. Gebruik de schakelaar om een configuratie aan of uit te zetten, Bewerken om haar te wijzigen, en Nu een ronde uitvoeren om haar apparaten meteen te controleren, vóór andere taken (de configuratie moet aanstaan).
  • Een account hoort bij één configuratie die tegelijk aan staat. Als twee configuraties dezelfde apparaten bestrijken, kan de tweede niet worden ingeschakeld.
  • Alles pauzeren bovenaan stopt nieuwe rondes voor elke configuratie. Antwoorden die je op het opvolgpaneel schrijft, worden nog steeds verzonden.
  • Recente rondes toont per account per ronde één rij: aantallen nieuwe, beantwoorde en overgedragen DM's en reacties, en het resultaat. Een apparaat dat na mislukte rondes is gepauzeerd, staat daar met een knop Hervatten.
  • Wanneer je een configuratie verwijdert, kies je of je de bijbehorende gesprekken ook verwijdert of op het opvolgpaneel bewaart.

Beperkingen om te weten​

  • De apps op de telefoon moeten in het Engels staan; andere talen zijn nog niet gecontroleerd en worden mogelijk niet herkend.
  • Elke ronde leest het eerste scherm van elke lijst en van de meldingen. Vaak controleren houdt nieuwe berichten op dat eerste scherm.
  • Als dezelfde persoon twee keer dezelfde reactie achterlaat, wordt de tweede niet als nieuw herkend.
  • De vervolg-DM bij een reactie wordt verzonden, ook als je DM-gesprek met die persoon op jou wacht.
  • Bij Instagram-professionele accounts wordt alleen het inbox-tabblad gecontroleerd dat standaard wordt getoond.

Problemen oplossen​

Er wordt niets beantwoord

  • Controleer of de configuratie aan staat en niet in de proefrun zit, en of de pagina niet zegt dat je plan geen automatisch antwoorden bevat.
  • Controleer of de apparaten online zijn, of het binnen de werktijden en dagen van de configuratie valt, en of Alles pauzeren niet aan staat.
  • Kijk naar Recente rondes: een apparaat dat na mislukte rondes is gepauzeerd, moet worden hervat met Hervatten zodra de oorzaak is opgelost.
  • Bij Alleen het account dat is ingelogd wordt het account dat op de telefoon is ingelogd beantwoord.

Een apparaat blijft mislukken

Zorg dat de app in het Engels staat en is ingelogd, en dat geen pop-up erover heen ligt. Klik daarna op Hervatten onder Recente rondes.

Kan ik automatisch antwoorden starten via de Lokale API?

Nee. Rondes worden ingepland door de pagina Automatisch antwoorden, die de pauzeschakelaar, werktijden en de instelling voor bezette apparaten toepast. Zie de scriptlijst op de pagina Lokale API.